목포시장애인종합복지관 개인정보 보호 및 관리에 관한 지침
재정 2009.01.02.
개정 2021.12.20.
제1장 총칙
제1조 (목적)
이 지침은 복지관의 각종 서비스 및 관련문서(전자문서포함)‧CCTV 등 정보의 처리 또는 송‧수신 기능을 가진 수단 및 장치에 의하여 처리되는 개인정보의 보호를 위해 그 취급에 관하여 필요한 사항을 정함으로써 공공업무의 적정한 수행을 도모함과 아울러 이용고객의 권리와 이익을 보호함을 목적으로 한다.
제2조 (적용범위)
이 지침에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.
① “개인정보”라 함은 복지관에서 실시하는 서비스와 사업을 위해 수집된 이용자, 후원자, 직원, 지역사회 자원, 기타 지역 주민의 모든 정보에 포함되어 있는 성명‧주민등록번호 등에 의하여 당해 개인을 식별할 수 있는 정보(부호, 문자, 음성, 음향, 영상 및 생체 특성에 관한 정보) 및 특정개인을 식별할 수 없더라도 다른 정보와 용이하게 결합하여 식별할 수 있는 것을 말한다.
② “처리”라 함은 개인정보의 수집, 생성, 기록, 저장, 보유, 가공, 편집, 검색, 출력, 정정, 복구, 이용, 제공, 공개, 파기, 그밖에 이와 유사한 모든 행위를 말한다.
③ “개인정보파일”이라 함은 개인정보를 쉽게 검색할 수 있도록 일정한 규칙에 따라 체계적으로 배열하거나 구성한 개인정보의 집합물을 말한다.
④ “개인정보 수집”이란 복지관 업무 수행에 있어 수집하는 모든 개인정보를 말한다.
⑤ “정보주체”란 처리정보에 의하여 식별되는 자로서 그 정보의 주체가 되는 자를 말한다.
⑥ “개인정보보호 처리자”라 함은 개인정보보호와 관련하여 업무를 총괄하는 개인정보보호 관리책임자를 지정하고 개인정보보호와 관련된 사안들에 대한 최종적 결정과 방침을 정하는 자(기관장)을 말한다.
⑦ “개인정보보호 관리책임자”라 함은 개인정보보호와 관련한 모든 업무를 총괄하는 자를 말한다.
⑧ “개인정보보호 관리담당자”라 함은 개인정보처리자의 지휘, 감독을 받아 개인정보보호와 관련한 실무를 담당하는 자를 말한다.
제3조(다른 법률과의 관계)
복지관에서 처리되는 개인정보의 보호에 관하여는 “정보통신망 이용촉진 및 정보보호 등에 관한 법률”, “신용정보의 이용 및 보호에 관한 법률” 등 다른 법률에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 지침에서 정하는 바에 따른다.
제4조(개인정보보호의 원칙)
이 지침은 전자, 수기문서를 포함한 모든 형태의 개인정보파일이 해당되고 이를 운용하는 복지관과 개인정보파일 취급자에게 적용되며 세부사항은 다음과 같다.
① 복지관에서는 개인정보를 수집하는 경우 그 목적을 명확히 하여야 하고, 목적에 필요한 최소한의 범위 안에서 적법하고 정당하게 수집하여야 하며, 복지관의 모든 직원은 개인정보의 처리 목적에 필요한 범위에서 적합하게 처리하고 그 외의 용도로 활용하여서는 아니 된다.
② 복지관에서는 처리정보의 정확성 및 최신성을 보장하고, 그 보호의 안전성을 확보하여야 한다.
③ 복지관에서는 개인정보관리의 책임관계를 명확히 하고 개인정보의 수집․활용 등 개인정보의 취급에 관한 사항을 공개하여야 하며, 개인정보처리에 있어서 처리정보의 열람청구권 등 정보주체의 권리를 보장하여야 한다.
④ 관장은 개인정보보호를 위한 제반 규정을 준수하고, 본 규정이 준수 될 수 있도록 제반 조치를 취해야 한다.
제2장 개인정보 수집 및 처리 기준
제5조(개인정보의 수집)
① 개인정보수집 시 정보수집에 대한 항목과 담당자, 업무에 대한 정의, 정보수지의 필요성에 대해 정보주체에게 사전 고지 및 안내가 구두와 정리된 문건으로 동시에 진행되어야 한다. 고지 및 안내에 필히 삽입되어야 할 내용은 다음과 같다.
1. 개인정보의 수집, 이용목적
2. 수집하고자 하는 개인정보의 항목
3. 개인정보의 보유 및 이용기간
② 개인정보수집 시 만 14세 미만 아동의 정보를 수집할 경우 법정대리인(보호자)의 동의가 있어야 한다.
③ 개인정보수집 시 장애로 인해 의사결정능력이 취약한 자에 대하서는 법정대리인(보호자)의 동의가 있어야 한다.
④ 개인정보수집 시 사전 고지 및 안내에 정보주체가 동의할 시 별도의 동의서를 통해 반드시 정보주체의 동의와 더불어 이용계약체결 이후에 수집되어야 한다. 단, 범죄예방의 목적으로 설치된 CCTV 등의 설치 안내문으로 대체한다.
⑤ 개인정보수집은 업무수행에 있어 꼭 필요한 사항만을 수집하여야 하며, 그 기준은 다음과 같다.
1. 장애인복지서비스 대상자 정보수집 항목
가. 필수정보 - 원활한 의사소통 경로의 확보를 위한 최소한의 정보(예 이름, 주소, 연락처)
나. 고유식별정보 - 주민등록번호, 장애인복지카드
다. 민감정보 - 장애정보(진단명, 등급), 현 건강 상태
라. 선택정보 - 이메일, 사진, 혈액형, 종교, 병역, 국민기초생활보장법 상의 수급 여부, 결혼사항, 직업, 최종학력, 가족사항, 가정환경, 사회관계망, 가계도, 타 기관 소견서, 개인발달사(아동, 성인), 사회성 정도 등
2. 후원자 정보수집 항목
가. 필수정보 - 성명, 연락처(유선전호, 휴대전화 중 최소 1개 이상), 주소
나. 고유식별정보 - 주민등록번호
다. 민감정보 - 은행명, 계좌번호, 예금주명, 사진 등 개인의 사생활 침해가 현저히 우려되는 정보
라. 선택정보 - 이메일, 복지관 소식 및 행사 참여여부 등 후원자 관리에 필요한 추가정보
3. 자원봉사자 정보수집 항목
가. 필수정보 - 성명, 생년월일, 연락처(유선전화, 휴대전화 중 최소 1개 이상), 주소
나. 고유식별정보 - 주민등록번호
다. 민감정보 - 사진 등 개인의 사생활을 현저히 침해할 우려가 있는 정보
라. 선택정보 - 이메일, SNS, 직업 또는 학교 및 학년, 장애유형 등 자원봉사자 관리에 필요한 추가정보
⑥ 개인정보의 수집을 위해서 장애인복지관은 개인정보의 수집의 법적근거, 목적 및 이용 범위, 정보주체의 권리 등이 포함된 개인정보보호 지침을 수립하여야 한다.
⑦ 개인정보의 수집, 활용, 제공 동의 절차 등은 정보주체가 쉽게 확인 할 수 있도록 관내에 비치하거나 홈페이지 등을 통해 상시 공지하여야 한다.
제6조(개인정보 이용목적)
개인정보 이용 목적은 이용 장애인에게는 질적인 재활서비스를 제공하는 것이며, 후원자·자원봉사자·직원의 개인정보는 효과적인 관리와 기관 정보 제공을 위함이다.
제7조(개인정보를 제3자에 제공하거나 목적 외 사용 할 경우)
① 개인정보를 제3자에게 제공하거나 목적 외 사용 할 경우 공문에 의한 신청과 함께 원칙적으로 정보주체의 동의를 받은 경우, 법령에 의해 제공의 의무가 있는 경우에만 개인정보를 제공할 수 있다.
② 통계처리 및 학술연구 등의 목적을 위해 필요한 경우 정보주체의 개인 식별이 불가능한 형태로 정보를 제공할 경우 개인정보를 제공할 수 있다.
제3장 정보제공자의 권리
제8조(동의의 철회)
① 이용자가 방문하거나 서면, 전화, 전자우편 등을 이용하여 개인정보의 수집에 대한 동의를 철회하는 경우에는 법령에 다르게 규정하고 있는 경우를 제외하고 당해 개인정보를 파기하는 등 지체 없이 필요한 조취를 취하여야 하며, 조취이후에는 서면, 전화, 전자우편 등을 통해 조취내용을 통지한다.
② 이용자가 인터넷 홈페이지에서 자신의 개인정보에 대한 수집, 이용 또는 제공에 대한 동의를 철회할 수 있도록 ‘회원탈퇴’ 또는 ‘동의 철회’ 같은 서비스체계를 지원하여야 한다.
제9조(정보열람 및 정정 요구)
① 이용자가 인터넷 홈페이지에서 자신의 개인정보에 대한 열람, 정정을 수행할 수 있도록 ‘개인정보 열람 및 변경’등과 같은 서비스체계를 지원하여야 한다.
② 이용자가 방문하거나 서면, 전화, 전자우편 등을 이용하여 자신의 개인정보에 대한 열람 또는 정정을 요구하는 경우에는 지체 없이 정정, 삭제한다.(대리인일 경우 대리관계를 나타내는 위임장과 신분증명서를 제시하도록 요구한다)
③ 의뢰나 연계서비스를 위하여 제3자에게 개인정보를 제공한 경우에는 오류 정정의 요구를 받은 즉시 개인정보 제공을 중단해야 하며, 이미 제공된 경우에는 정정사실을 통지하여 조취를 취할 수 있도록 한다.
④ 다만 정보제공자 또는 제3자의 생명, 신체, 재산, 권익을 현저하게 해할 우려가 있는 경우와 복지관의 업무에 현저한 지장을 미칠 우려가 있는 경우, 다른 법령에 위반되는 경우에는 거절할 수 있다.
제4장 개인정보 보호를 관리
제10조(개인정보 관리조직 구성)
① 개인정보의 보호 및 관리를 위해 관장은 개인정보보호 관리책임자를 지정하여 관리 감독하도록 하여야 한다.
② 개인정보보호 총 관리책임자는 사무국장이 맡되 개인정보에 관한 관리는 운영지원팀장과 상담사례팀이 담당 업무에 따라 관리한다.
1. 이용 장애인의 개인 정보가 들어있는 개별 파일 및 상담 관련은 상담사례팀이 관리한다.
2. 개인 PC, 개인정보 보호를 위한 물리적 시설물은 운영지원팀장이 관리한다.
③ 개인정보보호 관리책임자는 개인정보보호에 제반지식을 갖추고 개인정보보호에 관련한 전반 업무를 수행하여야 한다.
④ 개인정보보호 관리책임자는 개인정보보호 지침이 준수 될 수 있도록 모든 관리 감독을 책임지며, 개인정보보호를 위한 조치를 강구해야 하며, 다음 각 호의 업무를 수행한다.
1. 개인정보보호 계획의 수립 및 시행
2. 개인정보처리 실태 및 관행의 정기적인 조사 및 개선
3. 개인정보처리와 관련한 불만의 처리 및 피해 구제
4. 개인정보유출 및 오용·남용 방지를 위한 내부통제시스템의 구축
5. 개인정보보호 교육 계획의 수립 및 시행
6. 개인정보파일의 보호 및 관리·감독
7. 그밖에 개인정보의 적절한 처리를 위하여 대통령령으로 정한 업무
제11조(기타 직원의 협조의무)
개인정보를 다루는 복지관의 모든 직원은 개인정보보호에 적극 협조하는 의무를 가진다.
제12조(개인정보 관리)
① 개인정보파일은 별도로 지정된 장소에 보관되어야 하며, 잠금장치를 설치하여 관리하도록 하여야 하며, 전산정보는 암호화하여 관리하도록 한다.
② 업무의 특성상 별도로 개인정보 파일을 가공하여 생성, 관리하는 경우 반드시 문서화 하여 결재를 득해야 한다. 결재 시에는 생성 목적과 사용기간, 담당자, 파기 시점과 방법에 대해 명시를 해야 한다.
제13조(개인정보 공개)
① 정보제공자나 법정대리인의 공개 요청이 있을 경우 본인 여부를 확인한 후 정보공개 내용을 문서로 결재를 득한 뒤 정보를 제공한다. 이때 신원확인을 위해 신분증 사본을 첨부한다.
② 제3자 및 타기관의 정보 공개 요청은 반드시 공문에 의하며 본인 및 법정 대리인의 서면 동의 절차를 거친 이후 정보 공개 내용을 문서로 결재를 득한 후 정보를 제공한다.
③ 외부 기관의 서비스나 연계를 위해 의뢰할 경우에는 제13조 1항에 따른다.
④ 다른 법률에 의한 정보공개 외에는 원칙적으로 개인정보 공개는 금지한다.
제14조(개인정보 보유기간)
① 이용고객에 대한 개인정보 보유기간은 서비스 제공을 기간을 기준으로 하며, 사망 또는 복지관 이용 종료·개인정보 파기 요청 시 즉시 파기하여야 한다.
※ 단, 서비스 이용 중 사망에 따른 개인정보 파기 필요시 사회복지시설 평가 해당 평가연도까지 보관 후 파기한다.
② 후원자 개인정보의 경우 후원가입시점부터 후원유지기간을 기준으로 하되, 후원을 중단할 시는 운영규정에 따라 개인정보를 파기하여야 한다.
③ 자원봉사자 개인정보의 경우 자원봉사자 등록 시점부터 자원봉사활동유지기간을 기준으로 하되, 자원봉사활동을 중단할 시는 운영규정에 따라 개인정보를 파기하여야 한다.
제15조(개인정보 파기)
① 개인정보의 파기는 개인정보이용목적이 종료된 시점에 파기하며, 파기 시에는 장애인복지관의 승인 절차를 거쳐 파기토록 한다.
② 컴퓨터 저장장치 등의 파기 시에는 포맷(3회)과 물리적(전기, 파쇄) 충격을 통한 파기 절차를 준수한다.
③ 문서의 파기 시에는 파쇄기를 이용하거나 소각을 통해 완전한 파기 조취를 취한다.
제16조(비밀유지 교육 및 서약)
① 복지관은 직원들의 개인정보보호의 민감성을 높이기 위해 연1회 이상 전체직원을 대상으로 정기적인 교육을 실시하여야 한다.
② 복지관의 모든 직원은 기밀유지서약서에 날인하고 이를 성실히 이행함은 물론, 본 규정을 숙지하고 개인정보보호정책을 준수한다.
제5장 개인정보 분류 및 접근 권한 통제
제17조(개인정보 분류)
복지관에 존재하는 개인정보는 사업의 형태와 사례관리에 따라 별도로 문서로 구분하여 관리하며, 분류 기준은 다음과 같다.
① 유형분류 : 이용자, 후원자, 자원봉사자, 지역사회 자원, 직원, 기타
② 사업분류 : 권익옹호사업, 교육재활사업, 의료재활사업, 재가복지사업, 직업재활사업 등
③ 저장형태 : 문서, 전산(업무전산 시스템 포함), 온라인
제18조(접근권한)
① 제17조 전산시스템과 문서고, 직원 인사 관련 문서는 운영지원팀장이 관리하며, 정보 열람, 발급 시 개인정보보호 관리책임자의 허락을 받아 진행한다.
② 복지관 이용자 개별정보파일 및 전산등록은 상담사례팀이 관리하며, 정보 열람, 발급 시 개인정보보호 관리책임자의 허락을 받아 진행한다.
③ 개인정보의 사용과 접근 권한은 서비스 및 사업 분류로 나누어 개별 담당자를 정해 권한을 부여하고 기타 직원이 해당 파일을 열람하거나 사용할 경우 장애인복지관에서 정한 승인 절차를 거쳐야만 한다.
④ 직원 외 사회복무요원, 자원봉사자 등은 개인정보의 접근은 원칙적으로 불가하다.
⑤ 서버 등 개인정보가 저장된 전산장비는 일반 직원이나 타인의 접근이 원칙적으로 제한될 수 있도록 관리한다. 만일 관리를 위해 점검, 수리, 백업 등 작업을 수행하는 경우에는 보안 관리자의 입회하에 실시하며 작업일지를 작성한다.
⑥ 문서고, 개별파일 서랍장은 별도 잠금장치를 설치하여 통제하되 문서고는 운영지원팀장이, 개별파일 서랍장은 상담사례팀이 잠금장치를 관리한다.
제6장 개인정보 활용
제17조(개인정보 활용)
① 장애인복지서비스 대상자 정보 : 복지관 등록, 사례관리, 복지관 사업계획에 의한 서비스 신청 및 이용, 홍보를 위한 개인정보 수집 동의 시 홈페이지 등 게시물, 공공기관의 공문에 의한 개인정보 요청 시
② 후원자 : 효성CMS전산시스템 입력 후 자동이체, 장애인복지관전산업무시스템을 통한 기부금영수증 발행과 후원물품 입·출고 확인, 연하장, 소식지 발행 시
③ 자원봉사자 : 전산시스템 봉사활동 인증, 연하장, 소식지 발행 시
④ 직원 : 임용 인사관리 업무 필요 자료, 장애인복지법에 따른 취업제한 대상자 확인
제18조(접근권한)
① 제17조 전산시스템과 문서고, 직원 인사 관련 문서는 운영지원팀장이 관리하며, 정보 열람, 발급 시 개인정보보호 관리책임자의 허락을 받아 진행한다.
② 복지관 이용자 개별정보파일 및 전산등록은 상담사례팀이 관리하며, 정보 열람, 발급 시 개인정보보호 관리책임자의 허락을 받아 진행한다.
③ 개인정보의 사용과 접근 권한은 서비스 및 사업 분류로 나누어 개별 담당자를 정해 권한을 부여하고 기타 직원이 해당 파일을 열람하거나 사용할 경우 장애인복지관에서 정한 승인 절차를 거쳐야만 한다.
ㆍ운영관리팀장 : 전산정보(진우정보시스템, 사회복지시설정보시스템) 및 서버 관리, 직원 및 사회봉사자 인적관리
ㆍ상담사례팀 : 이용고객 개인정보, 자원봉사자 수집 및 등록, 수정
ㆍ기획홍보팀장 : 후원자 개인정보 수집 및 등록 수정
ㆍ복지관 직원 : 이용고객 개인정보 열람
④ 직원 외 사회복무요원, 자원봉사자 등은 개인정보의 접근은 원칙적으로 불가하다.
⑤ 서버 등 개인정보가 저장된 전산장비는 일반 직원이나 타인의 접근이 원칙적으로 제한될 수 있도록 관리한다. 만일 관리를 위해 점검, 수리, 백업 등 작업을 수행하는 경우에는 보안관리자의 입회하에 실시하며 작업일지를 작성한다.
⑥ 문서고, 개별파일 서랍장은 별도 잠금장치를 설치하여 통제하되 문서고는 운영지원팀장이, 개별파일 서랍장은 상담사례팀이 잠금장치를 관리한다.
제7장 개인정보 침해 대응 및 복구대책
제19조(개인정보 침해 예방)
① 복지관은 개인정보 유출 및 침해를 예방하기 위해 개인정보보호방침과 계획을 수립하여야 하되 연1회 이용고객, 자원봉사자, 후원자 등의 개인정보 보호를 위한 교육을 실시하는 것을 반드시 포함하여야 한다.
② 개인정보보호 관리책임자의 관리 감독 하에 개인정보취급자는 자신의 업무와 연관된 모든 환경 속에서 개인정보의 유출 및 침해 상황 발생여부를 정기적으로 점검한다.
③ 공유폴더에는 개인정보가 포함된 파일을 공유하지 않거나 접속권한을 제한한다.
④ 업무전산화 등의 서버에서 관리되고 있는 개인정보보호를 위한 보안장비를 구비하여야 한다.
⑤ 홈페이지 상의 전산 데이터의 경우 해킹을 통한 정보유출 및 침해 위험을 방지하는 기능(방화벽, 보안서버SSL 인증, 서버용 백신)이 있어야 한다.
⑥ 서비스 제공시간 이후 복지관의 모든 출입로는 경비 및 보안시스템을 통해 출입이 관리되어야 한다.
제20조(개인정보 침해 대응)
① 개인정보 유출 및 침해 시 최초로 인지한 자는 개인정보보호 관리책임자에게 즉각 신고조취를 취해야 한다.
② 신고 된 개인정보 유출 및 침해 사안은 신속히 논의되고 처리 방안을 마련하도록 한다.
③ 이용자의 개인정보가 유출되었을 경우 개인정보보호 관리책임자는 정보제공자에게 서면과 전화로 통보해야 하며, 통보해야할 사항은 다음과 같다.
1. 유출된 개인정보의 항목
2. 유출된 시점과 그 경위
3. 유출로 인하여 발생할 수 있는 피해 최소화를 위해 정보주체가 할 수 있는 방법 등에 관한 정보
4. 개인정보처리자의 대응조치 및 피해구제절차
5. 정보주체에게 피해가 발생한 경우 신고 등을 접수할 수 있는 담당부서 및 연락처
제21조(개인정보 복구 대책)
개인정보보호 관리책임자는 유출과 침해에 관련한 복구 대책과 대응 체계, 피해구제절차를 수립하여 조취를 취해야 한다.
부 칙
제1조(시행일)
이 지침은 복지관 관장의 결재를 득한 날로부터 시행한다.
제2조(경과조치)
이 지침의 개정 된 사항은 개정일로부터 시행하는 것으로 본다.